Vad är Verksamhetsutveckling i skarpt läge?
Naturligtvis är det omöjligt för oss att svara på den frågan men det är vår ambition att få en tydligare bild av detta i vår fortsatta dialog. Nedan några vanliga frågeställningar som vi ofta stöter på och som kan vara ingången till dialogen:
• Ambitionen med att driva en affärsrörelse? Vill ni nå en tryggad försörjning eller är er målsättning att en dag kunna sälja verksamheten?
• Tidshorisonten och balansen mellan strategiska, taktiska och operativa perspektiv.
• Processerna och organisationen (ledning, affär/produktion och HR-/IT-/adminstöd) dvs vad som ska göras, hur det ska göras och vem som ska göra det.
• Bemannings- och kompetens-, konflikt- och arbetsmiljöfrågor.
Från strategi till hållbara operativa resultat
Vi har utvecklat ett synsätt kring hur vi kan bistå människor och organisationer som känner igen sig i ovanstående beskrivning. Det bygger på att genom dialog och samspel skapa tid att kunna lyfta blicken för att få rätt perspektiv på tillvaron i olika verksamheter. Det bygger på respekt för att människor har olika synsätt och befinner sig i olika skeenden i livet. Utifrån detta försöker vi koppla samman beteende och struktur till meningsfullhet.
Som företagsledare i mindre och medelstort företag är tid och utrymme för strategiska frågor litet och kommer i kläm även om det finns en vilja och medvetenhet om vikten av detta arbete. Det finns ofta ett behov av stöd, mentorskap och i en hel del situationer ett extra ledarskap för att driva den förändring som är nödvändig för att nå utveckling och framgång på sikt.
Vårt utvecklingsprogram kopplar analys och strategi till hållbara operativa resultat. Projektbaserat med ett antal tydliga faser och etapper arbetar vi med konsultation, lärande och processledning för att säkerställa framgång över tid.
Vårt erbjudande bygger på konsultation, lärande och processledning i tre etapper:
- Analys i två steg där vi levererar beslutsunderlag för utvecklingsarbete.
- Design där vi fokuserar på scenarion, strategiformulering och strukturella förutsättningar som resulterar i en ny eller uppdaterad affärsplan.
- Realisering där vi fokuserar på stöd och lärande i organisationen för att säkerställa förankring, kompetens och resultat enligt affärsplan.
Våra insatser utformas en individuell utvecklingstrappa i fyra nivåer från insikt till kompetens. Nivåerna har en struktur och utformning som relaterar till det nationella kvalifikationssystemet SeQF. Även om denna modell mer riktar sig till individer finns det fördelar att se organisationens mognad och utveckling som en lärprocess.
En organisations framgång kommer att vara beroende av individernas utveckling och därför erbjuder vi parallellt individuella skräddarsydda program med verklighetsbaserat lärande som stöd för framförallt nyckelpersoner.
Det första steget framåt
Syftet med Analysen, som genomförs i två steg, är att skapa en gemensam tolkning och förståelse av verksamheten. Vi börjar med en diagnos och mindre förstudie av verksamheten och arbetar successivt igenom en komplett nulägesanalys utifrån företaget, marknad, konkurrenter och omvärld. Avslutningsvis sammanfattar vi förstudierna i en SWOT-analys och diskuterar övergripande strategialternativ och utvecklingsmöjligheter.
Steg 1 - Förstudie 1
Resultatet är en rapport som ger en första överblick och diagnos av verksamheten på ett övergripande plan där styrkor, svagheter, utmaningar och möjligheter belyses med fokus på det finansiella perspektivet.
• Summering och verksamheten i korthet
• Nyckeltalsanalys
• Strategisk inriktning
• Marknads- och omvärldsbeskrivning
• Organisation och ledningssystem
• Ledarskap och medarbetarskap
• Övrigt/Specifik frågeställning/Smärta
Modeller och verktyg: Nyckeltalsanalys/Benchmark, SWOT
Källor: Årsredovisningar, Affärsplan, Kvalitets- och ledningssystem, Intervju nyckelperson, Hemsida, Branschorganisation, SCB
Målgrupp: Ägare/VD/Ledningsgrupp
Många av de kunder vi är i kontakt med, det kan vara ägare, VD, ledningsgrupper, mellanchefer och medarbetare, tycks uppleva samma sak, tiden räcker inte till. Man känner en frustration över att inte kunna ägna tillräcklig tid åt privatlivet och en oro att man inte hinner med att utveckla och utvecklas. Många medarbetare upplever att samarbetet i organisationen kunde vara bättre och man undrar över varför alla inte gör rätt saker på rätt sätt. Chefer kan uppleva att alla medarbetare inte är tillräckligt motiverade för ge allt de egentligen skull kunna om deras kompetens kunde utnyttjas rätt.
Steg 2 - Förstudie 2
Fördjupad analys utifrån 5 delar där fokus kan variera beroende på resultat i steg 1. Resultatet är en rapport med en nulägesanalys där fokusområden och åtgärdsförslag belyses.
1. Fördjupad ekonomiska analys
a. Redovisningsstrukturen
b. Rapport- och uppföljningsstrukturen
c. Uppföljning på segment (kund/produkt)
d. Informationshantering (dvs vad som registreras), stödsystem och kopplingar mellan dessa
e. Kostnadsstrukturen med kostnadsslag, rörliga och fasta kostnader samt direkta och indirekta kostnader
f. Kalkylmodell med för- och efterkalkyl
2. Fördjupad verksamhetsanalys internt
a. Strategiska delar
i. Vision
ii. Mission
iii. Strategi
iv. Affärsidé
v. Värdegrund
vi. Koncept och erbjudande
vii. Kunder och produkter/tjänster
viii. Affärsplan
b. Management/organisation
i. Organisationsschema
ii. Befattningar och roller
iii. Processer och rutiner
iv. Ledningssystem och styrmodell
v. IT- och stödsystem
vi. Värderingar, kultur och målstyrning
c. Ledarskap och medarbetarskap
i. Ledningsgruppens syfte och funktion
ii. Ledningsgruppens effektivitet (beslut och verkställande)
iii. Mellanchefernas upplevelse av ledningsgruppen
iv. Mellanchefernas upplevelse av företaget och arbetsklimat
v. Medarbetarnas upplevelse av ledningsgruppen
vi. Medarbetarnas upplevelse av företaget och arbetsklimat
3. Fördjupad marknads- och omvärldsanalys
a. Marknadsdefinition
b. Marknadsutveckling
c. Kundstruktur
d. Konkurrensbild
e. Omvärldsutveckling
f. Försäljningsorganisation
4. Fördjupning Smärt-område
Modeller och verktyg: Nyckeltalsanalys/Benchmark, SWOT, PESTLE, PM-matris,
Källor: Årsredovisningar, Kvalitets- och ledningssystem, Personalhandbok, Intervjuer nyckelpersoner, Hemsida, Branschorganisation, SCB, NKI, NMI
Målgrupp: Ägare/VD/Ledningsgrupp
5. WS 1 – dragning med ledningsgrupp
Steg 2 avslutas med workshop där hela ledningsgruppen deltar. Syftet är att skapa goda förutsättningar, bred och tidig medvetenhet samt stort engagemang kring förändringsarbetet.
Vid behov kan antalet workshops utökas för att stärka ledningsgruppen och kombineras med insatser avseende Arbetsordning, Mötesteknik och Grupputveckling. Eventuellt DISC-analys av medlemmarna samt Gruppkarta. Detta mynnar ut i en gemensam problemformulering som underlag för strategi och affärsplan.
Designfasen
Syftet med Designfasen är att förtydliga strategin och säkerställa den struktur och de processer och verktyg som behövs för att i nästa fas driva ett framgångsrikt och långisktigt hållbart förändringsarbete. Utifrån nulägesanalysen formulerar vi en övergripande strategi med affärsidé och vision samt en affärsplan med mätbara och tidsatta mål. För effektiv styrning krävs en slagkraftig organisation, effektiva processer och rutiner och inte minst bra stödsystem. Vi ger dig stöd i strategi- och affärsutvecklingsarbetet och konkretiserar ditt erbjudande, din organisation och handlingsplan.
Strategiutveckling
• Scenarioutveckling inkl affärsmodellering
• Strategiformulering (Beslutsfattande)
• Värdegrund och Ledarprinciper
• Initiativ och fokusområden
• Affärsplan och målstyrning
Management
• Ledningssystem
• Organisation och styrning
• Kompetensförsörjningsmodell
Ledarskap och medarbetarskap
• Kompetensutveckling inom specifika områden
• Bättre beslutsfattande
• Effektiv ledningsgrupp
• Resultatdrivande beteenden
Realiseringsfasen
Syftet med realiseringsfasen är att bygga vidare på de tidigare faserna och driva ett framgångsrikt och långsiktigt hållbart förändringsarbete kopplat till den Strategi och den Affärsplan som skapats i tidigare steg.
I realiseringsfasen säkerställer vi att affärsplanens målsättningar uppfylls. Hur lång denna fas är beror på utmaningar och förutsättningar och identifieras till stor del under designfasen. Vi säkerställer förankring och kompetens hos alla medarbetare för att kunna gå vidare i förändringsresan. Genom att arbeta aktivt med praktikfall, berättelser kopplade till den egna verksamheten och affärssimulering skapas insikt och förståelse kring utmaningar, strategier och målsättningar.
• Förändringsresan som företagets berättelse
• Kompetensutveckling (med affärssimulering)
• Uppstart av initiativ och förändringsprojekt
• Uppföljning och avslut av förändringsprojekt
Personalens initiativkraft och kompetens kan nu utvecklas som en urkraft i förändringsarbetet.
För att säkerställa resultat erbjuder vi dels lärande inom kritiska områden men även processledning för att minska belastningen och stödja den operativa verksamheten.
Processledning erbjuds som:
• Framdrift utan mandat
Vi stödjer VD/sponsor med rådgivning och uppföljning under projektet. VD/Sponsor har ansvaret för intern framdrift enligt projektplan. Projektledning med mandat inom ramen för projektet.
• Framdrift med mandat
Vi tar rollen som tillförordnad chef, vVD eller projektledare X-dagar per vecka/månad.
Projektledning med mandat inom ramen för projektet. Rapporterar projektets framdrift och resultat till VD.
I båda fallen gäller att affärsplanens mål säkras med projektmetodik.
Vi värnar alltid om våra kunders konkreta och hållbara resultat engagerar oss därför alltid i långsiktiga processer. Ibland är det optimalt att hitta en lösning i abonnemangskort som bygger på fast pris och specificerade leverabler.
Lärande och personlig utveckling
Under förändringsresan finns många gånger ett behov av kompetensutveckling inom ett flertal olika områden. Vi har tagit fram program med syfte att skapa förutsättningar för utveckling och som vänder sig till mindre och medelstora företag. Programmen innehåller delmoment som är viktiga att arbeta med i företaget.
- Strategi- och affärsutveckling
- Affärs- och ekonomistyrning
- Ledningssystem och affärsutveckling
- Beslutsfattande
- Kompetensekonomi
- Ledarskap
- Grupputveckling
- Mötesteknik
- Konfliktlösning
- Presentationsteknik
- Beslutsfattande
- Delegering
- Feedback
- Personlig Utveckling
- Från Medarbetarsamtal till Måldialog och Handlingsplan
Vi arbetar med mellanchefer och första linjens chefer (arbetsledare, teamledare m.m.) och operatörer/yrkesarbetare/tjänstemän) för att säkra affärsplanens målstyrning. Det är endast genom personalens fullständiga och varaktiga engagemang vi kan realisera affärsplanen. Vi samtalar med individerna och grupperna på plats i deras praktiska vardag och arbetar successivt upp ett engagemang underifrån. Det gör att förslag och initiativ kan tas tillvara från de som är närmast elden. Det kan ske i form av korta möten då vi går igenom allt som nämnts i ovanstående lista. Vi tränar medarbetarna att föra dialog med varandra, att skapa lärande och måluppfyllnad.
Affärssimulering är ett utmärkt verktyg för att öka helhetssynen och affärsmässiga kompetensen i företaget. Organisationsförändringar, kvalitetsutveckling eller t ex införande av balanserade styrkort är exempel på situationer då affärssimulering är ett kraftfullt verktyg för att lyckas med förändringsarbetet. Genom att skapa olika scenarier kan vi snabbt koppla aktiviteter till resultat och lönsamhet.